Doporučení · AI Act a interní pravidlo
Šest oblastí, které má interní pravidlo pokrýt, u každé ukázková formulace a důvod, proč tam patří. Není to šablona k převzetí, ale podklad k vlastnímu psaní.
Začneme tím, co bývá zdrojem nedorozumění: akt o umělé inteligenci, tedy nařízení (EU) 2024/1689, nikde neukládá povinnost mít interní směrnici pro používání AI. Kdo vám tvrdí opak, ukazuje na článek 4 — a ten zní jinak, než jak se cituje.
Článek 4 byl nařízením (EU) 2026/1744, takzvaným souhrnným balíčkem pro digitální oblast týkajícím se umělé inteligence, nahrazen celý a jeho znění se změkčilo. Původně poskytovatelé a zavádějící subjekty přijímali opatření, aby v co největší možné míře zajistili dostatečnou úroveň gramotnosti v oblasti AI. Nově podle čl. 4 odst. 1 přijímají opatření na podporu zlepšení gramotnosti v oblasti AI, a text výslovně dodává, že tato povinnost od poskytovatelů ani zavádějících subjektů nevyžaduje, aby u jednotlivých osob zaručovali konkrétní úroveň gramotnosti. Nové znění je účinné od 27. července 2026.
Osobní rozsah se přitom nezměnil. Povinnost dopadá na poskytovatele i na zavádějící subjekty, a to ve vztahu k jejich zaměstnancům i ke všem dalším osobám, které se jejich jménem zabývají provozem a používáním systémů AI. Zohlednit se mají technické znalosti, zkušenosti, vzdělání a odborná příprava těchto osob, prostředí, ve kterém se systémy používají, a osoby nebo skupiny osob, na kterých mají být systémy používány. Externisté a dodavatelé pracující vaším jménem tedy z rozsahu nevypadli.
Z toho plyne praktický závěr. Pravidlo pro používání AI není splnění čl. 4 samo o sobě, protože čl. 4 mluví o opatřeních na podporu zlepšení gramotnosti, ne o dokumentu. Zároveň je ale pravidlo tím nejlevnějším způsobem, jak taková opatření zorganizovat a jak je doložit — a hlavně řeší věci, které čl. 4 vůbec neřeší: co se smí posílat ven z firmy, kdo schvaluje nový nástroj a co dělat, když se v marketingovém nástroji objeví funkce, kterou tam nikdo neobjednal.
Sankční stránka věci je taky jinde, než se čeká. Článek 4 není uveden ve výčtu ustanovení v čl. 99 odst. 4, kde je sazba do 15 000 000 EUR nebo do 3 % celkového celosvětového ročního obratu. Zvláštní sazbu správní pokuty pro porušení čl. 4 tedy AI Act nestanoví; uplatní se obecná povinnost členských států podle čl. 99 odst. 1 stanovit účinné, přiměřené a odrazující sankce — odstavec, který omnibus přepsal tak, že vedle pokut výslovně počítá i s varováními a nepeněžními opatřeními. Zato zákazy podle čl. 5, které pravidlo pomáhá nepřekročit, mají sazbu nejvyšší — do 35 000 000 EUR nebo do 7 % obratu podle čl. 99 odst. 3.
Rozsah pravidla si stanovte dřív, než začnete psát. Firma, která AI jen používá v hotových nástrojích, potřebuje jiný dokument než firma, která model doučuje na vlastních datech nebo ho zabudovává do produktu — ta druhá se totiž může dostat do role poskytovatele podle čl. 25 odst. 1 a povinnosti se jí zmnoží. Tahle stránka je psaná pro první případ.
Nejčastější chyba je pravidlo napsané obecně: povoleno je používat schválené nástroje AI. Tím se nic nerozhodlo. Zaměstnanec si otevře libovolný nástroj a bez seznamu nemá jak zjistit, jestli je schválený, takže si odpoví sám a odpoví si kladně.
Seznam schválených nástrojů je proto jediná část pravidla, která nemá být v textu směrnice. Patří do přílohy nebo do tabulky, kterou lze měnit bez schvalovacího kolečka nad celým dokumentem — jinak seznam zastará za měsíc a pravidlo přestane platit celé, protože lidé poznají, že neodpovídá realitě.
U každé položky seznamu potřebujete vědět čtyři věci, a všechny čtyři z jiného důvodu. Kdo nástroj vlastní uvnitř firmy, protože jinak se nemá kdo ptát dodavatele. V jaké variantě je pořízený, protože bezplatná a firemní varianta téhož nástroje se liší v tom, co dělá s vaším vstupem. Pro jaký účel je schválený, protože právě rozšíření účelu je okamžik, kdy se z používání stává něco jiného. A jestli u něj platí nějaká transparenční povinnost, protože ta se nedá dodělat zpětně.
Formulaci volte tak, aby platila i pro nástroje, které v seznamu nejsou. Uzavřený výčet bez výslovného zákazu zbytku je totiž pravidlo, které nic nezakazuje — a přesně na tom padá většina firemních směrnic o AI.
Na ukázce si všimněte tří věcí: zakazuje i zkušební režim (to je nejčastější díra), váže povolení na variantu a účel, ne jen na název nástroje, a odděluje přílohu od textu, aby se dala aktualizovat. Vlastní znění si napište sami — vaše zní jinak už proto, že máte jiné role a jiný způsob schvalování dokumentů.
Tohle je oblast, kvůli které pravidlo většina firem začíná psát, a zároveň ta, kde se nejčastěji sáhne vedle. Typický pokus vypadá takto: do AI nástrojů se nesmí vkládat citlivé údaje. Slovo citlivý ale v praxi znamená pro každého něco jiného a nikdo si podle takové věty netroufne říct, jestli smí vložit zápis z porady.
Použitelné pravidlo se od nepoužitelného liší tím, že se odkazuje na klasifikaci, kterou už ve firmě máte, a ne na pocit. Máte-li stupně důvěrnosti dokumentů, řeknete, které stupně kam smí. Nemáte-li je, vyjmenujete konkrétní druhy obsahu — a je lepší mít krátký konkrétní výčet než dlouhý abstraktní.
Druhá polovina věci je, že zákaz musí mít alternativu. Pravidlo, které řekne jen ne, vyrobí obcházení: člověk má úkol, nástroj je po ruce a jediné, čeho pravidlo dosáhne, je že o tom nebude vědět. Proto k zákazu patří věta o tom, co se má udělat místo toho — anonymizovat, použít jiný nástroj z povoleného seznamu, nebo se zeptat vlastníka.
Zvlášť pozor na jednu novinku, která svádí k opačnému výkladu. Omnibus vložil do AI Actu nový článek 4a, který za přísných kumulativních podmínek umožňuje zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů za účelem odhalování a nápravy zkreslení, a rozšířil ho i na zavádějící subjekty. Podmínky jsou tvrdé: zpracování nelze účinně provést jinými údaji včetně syntetických nebo anonymizovaných, platí technická omezení opakovaného použití a nejmodernější bezpečnostní opatření včetně pseudonymizace, přísné kontroly a dokumentace přístupu, zákaz předání jiným stranám, výmaz po nápravě zkreslení nebo po uplynutí doby uchovávání podle toho, co nastane dřív, a odůvodnění v záznamech o činnostech zpracování. A hlavně: text sám říká, že tento odstavec nezakládá povinnost odhalování a nápravu zkreslení provádět. Do běžného firemního pravidla tedy čl. 4a nepatří jako povolení, nanejvýš jako výslovná výjimka pro jeden konkrétní, dopředu posouzený případ.
Doplňkem k téhle oblasti bývá technické opatření, ne jen text. Pravidlo, které stojí výhradně na disciplíně, drží první měsíc. Přehled o tom, jaké nástroje se ve firmě reálně používají a jaká data do nich odcházejí, se dá získat z výstupů, které už máte — z proxy, z DNS nebo z evidence SaaS aplikací.
Bez popsané cesty pro schválení nového nástroje má pravidlo dvě možná vyústění a obě jsou špatná. Buď se schvaluje všechno a schvalovatel se stane úzkým hrdlem, načež ho lidé začnou obcházet, nebo se neschvaluje nic a seznam z oblasti 1 přestane odpovídat skutečnosti.
Rozumná cesta je krátká, má jednoho rozhodovatele a pevný seznam otázek. Otázek stačí pět a čtyři z nich jsou přímo z nařízení. První: nespadá zamýšlené použití pod některý ze zákazů podle čl. 5? Druhá: nevzniká z použití transparenční povinnost podle čl. 50, tedy nebude nutné někoho informovat? Třetí: nejde o vysoce rizikový systém podle čl. 6? Čtvrtá: nestaneme se použitím poskytovatelem podle čl. 25? A pátá, mimo nařízení, ale v praxi nejdůležitější: jaká data do nástroje potečou a co s nimi dodavatel dělá.
Čtvrtá otázka si zaslouží rozvedení, protože je nejméně známá a nejvíc bolí. Podle čl. 25 odst. 1 se zavádějící subjekt stává poskytovatelem vysoce rizikového systému AI ve třech případech, a omnibus je nezměnil: když na již uvedeném vysoce rizikovém systému uvede vlastní jméno, název nebo ochrannou známku; když provede podstatnou změnu vysoce rizikového systému již uvedeného na trh tak, že zůstává vysoce rizikový; a když změní zamýšlený účel systému AI včetně obecného systému AI, který nebyl klasifikován jako vysoce rizikový, takovým způsobem, že se stane vysoce rizikovým podle čl. 6. Následek je jediný a je zásadní — vztáhnou se na vás povinnosti poskytovatele podle čl. 16.
Právě proto má schvalovací otázka mířit na zamýšlený účel, ne na název produktu. Tentýž obecný nástroj je jednou pomůcka na přeformulování textu a podruhé, po napojení na personální data a rozhodování o uchazečích, něco docela jiného.
Tenhle proces si nekomplikujte formuláři na deset polí. Cílem není dokonalý záznam, ale to, aby se žádost dala podat za pět minut — protože jedinou konkurencí schvalovací cesty je varianta, že se nikdo neptá a nástroj se prostě začne používat.
Kdyby se AI ve firmách používala jen tam, kde ji zavedlo IT, byla by tahle oblast zbytečná. Skutečnost je jiná: největší část se používá v nástrojích, které si pořídil marketing, personalistika nebo obchod, a často to ani nejsou nástroje AI — jsou to běžné aplikace, do kterých dodavatel v aktualizaci přidal funkci a zapnul ji jako výchozí.
To má pro pravidlo dva důsledky. Zaprvé, pravidlo se nesmí adresovat jen technickým lidem a nesmí být napsané jazykem, kterému rozumí jen oni. Zadruhé, musí počítat s tím, že nová funkce vznikne bez jakéhokoli nákupu, tedy mimo procesy, kterými firma obvykle kontroluje, co se dovnitř dostává.
Zvláštní pozornost si zaslouží dvě kategorie, protože u nich je právní následek nejtvrdší a přitom nejméně čekaný. První jsou nástroje, které vyhodnocují lidi na pracovišti. Čl. 5 odst. 1 písm. f) zakazuje uvádění na trh, uvádění do provozu pro tento konkrétní účel nebo používání systémů AI s cílem odvodit emoce fyzické osoby na pracovišti a ve vzdělávacích institucích, s výjimkou případů, kdy je použití systému AI určeno k zavedení či k uvedení na trh z lékařských nebo bezpečnostních důvodů. Omnibus se tohoto písmene vůbec nedotkl — je použitelné od 2. února 2025 a v původním znění. Nástroj, který u hovorů s klienty nebo u pohovorů odhaduje náladu mluvčího, je tedy v hledáčku bez ohledu na to, že si ho nikdo vědomě nekupoval jako systém AI.
Druhá kategorie jsou nástroje generující obsah pro vnějšek. Z nich může plynout transparenční povinnost podle čl. 50, který je použitelný od 2. srpna 2026 a odložen nebyl. Marketingové oddělení, které si zapne generování obrazového obsahu, tak může firmě založit povinnost, o níž se dozví až od někoho zvenčí.
Věta o tom, že se funkce do rozhodnutí nepoužívá, je v ukázce schválně — bez ní pravidlo popisuje ideální stav a neříká, co má člověk udělat v pondělí ráno, když mu v nástroji vyskočí nabídka nové funkce. Zároveň platí, že takový zákaz musí být vymahatelný jen tam, kde jde funkci skutečně vypnout; jinak si vyrobíte pravidlo, které se porušuje samo.
Poslední obsahová oblast je zároveň nejvíc nepochopená. Po změně čl. 4 se dokládají opatření, ne dosažená úroveň znalostí. Nové znění výslovně říká, že povinnost od poskytovatelů ani zavádějících subjektů nevyžaduje, aby u jednotlivých osob zaručovali konkrétní úroveň gramotnosti v oblasti AI. Znamená to tedy, že se doložit nemusí nic? Ne — znamená to, že se dokládá něco jiného, než na co jsou firmy zvyklé z jiných školicích povinností.
Doložit chcete, že jste opatření přijali, že odpovídají rolím a prostředí, ve kterém se AI používá, a že se opakují. Přesně na tyhle tři věci totiž čl. 4 odst. 1 míří, když ukládá zohlednit technické znalosti, zkušenosti, vzdělání a odbornou přípravu dotčených osob, prostředí použití a osoby nebo skupiny osob, na kterých mají být systémy používány. Firma, kde AI používá pět lidí na přeformulování textů, a firma, kde AI předtřiďuje životopisy, mají mít prokazatelně jiná opatření.
Materiál, který doložení unese, vzniká sám při běžném provozu pravidla, když se pár věcí zapisuje. Vytvářet kvůli tomu zvláštní evidenci je zbytečné a obvykle to skončí tabulkou, kterou nikdo neaktualizuje. Podstatné je, aby z dokladů šlo přečíst, že jde o proces, a ne o jednorázovou akci před kontrolou.
Poznámka k formulaci: do pravidla nepište věty typu firma splňuje požadavky AI Actu. Takové tvrzení je nedoložitelné, protože soulad se posuzuje u konkrétního systému a konkrétní role, ne u firmy jako celku. Napište, co děláte — to obhájíte.
Nikdo dnes neví, jak přesně bude dozor plnění čl. 4 posuzovat, a materiál, který by tvrdil opak, si vymýšlí. Vodítko ale existuje a je psané přímo v nařízení: podle nového čl. 4 odst. 2 má Komise zveřejnit praktické příklady plnění povinnosti na jednotné informační platformě podle čl. 62 odst. 3 písm. b) a podle odst. 3 má Evropská rada pro AI přijmout doporučení se společnými cíli. Až se objeví, jsou to první dokumenty, proti kterým se vaše opatření porovnají.
Stejně důležité jako obsah je vědět, co do pravidla nedávat. Přeplněný dokument nikdo nedočte a jeho jediným efektem je, že se ve firmě ustálí přesvědčení, že pravidla pro AI jsou nesrozumitelná.
První kategorie k vyškrtnutí je opisování nařízení. Kdo do interního pravidla přepíše definice a výčty z AI Actu, vyrobí si dvě rizika najednou: dokument se stane nečitelným a při každé novele přestane odpovídat předpisu. Odkaz na EUR-Lex je pro tenhle účel lepší než jakkoli pečlivý přepis.
Druhá kategorie jsou zákazy, které nemají adresáta. Věta, že se nesmí porušovat čl. 5, je pravdivá, ale nikomu neřekne, co má nebo nemá dělat. Zákazy podle čl. 5 patří do pravidla přeložené do situací, které u vás mohou nastat — typicky do schvalovací otázky u nových nástrojů a do popisu toho, co se nepoužívá na pracovišti.
Třetí kategorie jsou ustanovení, která na vás jako na zavádějící subjekt nedopadají. Povinnosti poskytovatele podle čl. 16, posuzování shody, technická dokumentace a registrace jsou svět, do kterého se dostanete jedině tehdy, když nastane některá z okolností čl. 25 odst. 1. Do pravidla patří jedna věta, která na tuhle hranici upozorní, ne kapitola, která ji popíše.
A čtvrtá, nejtišší kategorie: sliby, které nemůžete dodržet. Věta o tom, že veškeré použití AI je monitorováno, je bez odpovídajícího technického opatření nepravdivá a v okamžiku, kdy to někdo zjistí, ztratí důvěryhodnost celý dokument.
Užitečná zkouška hotového textu: dejte pravidlo přečíst někomu, kdo AI ve firmě denně používá a nemá právní ani technické vzdělání, a zeptejte se ho na tři konkrétní situace z jeho práce. Pokud si v pravidle nedokáže najít odpověď do minuty, je dokument dlouhý nebo psaný pro jiného čtenáře, než pro kterého má být.
Rok 2026 ukázal, proč tahle sekce nemůže chybět. Nařízení (EU) 2026/1744 nahradilo článek 4 celý, posunulo data použitelnosti v článku 113, přidalo do článku 5 dva nové zákazy a změnilo článek 25. Firma, která si pravidlo napsala v roce 2025 a od té doby se k němu nevrátila, má v něm dnes věty, které neodpovídají platnému znění.
Zároveň platí opak nadměrné aktivity: přepisovat pravidlo při každé změně předpisu je stejně špatné jako ho nepřepisovat vůbec. Dokument, který se mění čtyřikrát ročně, nikdo nečte, protože se nevyplatí ho číst. Řešení je oddělit stabilní část od proměnlivé — v textu pravidla mají být zásady a role, v přílohách nástroje, data a termíny.
Vlastník je jeden a je jmenovaný rolí. Sdílené vlastnictví v praxi znamená, že pravidlo nevlastní nikdo a revize se odloží až do chvíle, kdy se na dokument někdo zvenčí zeptá.
Poznámka k odkladům, která se v přehledech často ztrácí: odklad podle nového čl. 113 třetího pododstavce písm. c) se týká kapitoly III oddílů 1, 2 a 3, s výjimkou čl. 6 odst. 5. Netýká se kapitoly IV, tedy transparenčních povinností podle čl. 50, ani kapitoly III oddílu 5. Kdo si do pravidla napsal, že se povinnosti k AI odkládají na rok 2027, má tam větu, která neplatí.
Tohle není požadavek nařízení. Je to pořadí, které se nám osvědčuje — vychází z toho, že každý krok potřebuje výsledek toho předchozího. Nejčastější chyba je začít psaním textu; dokument pak popisuje představu o tom, jak se AI ve firmě používá, a ne skutečnost.
Tvrzení o povinnostech a termínech na téhle stránce vycházejí z následujících zdrojů, stav k 9. 8. 2026. Materiál nenahrazuje znění předpisu — závazné je to, co je v Úředním věstníku.
Zavádíte AI a řešíte data
Úvodní konzultace nad tím, jaké nástroje AI ve firmě běží, jaká data do nich odcházejí a co z toho plyne z čl. 4, čl. 5 a čl. 50. Výstupem je seznam oblastí, které má vaše pravidlo pokrýt, a pořadí, ve kterém je řešit. Napište nám, co zavádíte.